【テレワーク先進企業も実践！】テレワークとコミュニケーションを両立させる取り組み事例を紹介

多様な働き方を目指す働き方改革に加え、新型コロナウイルスの影響も重なり、急激にテレワークという働き方が普及しました。ですが実際に導入してみると、多くの課題に直面する企業が大半です...

テレワークのお悩みとしては、「セキュリティ上の課題」や「勤怠管理・人事評価の難しさ」、「生産性の低下」など様々ですが、多くの企業で特に課題になりやすいのが、「社内コミュニケーションの問題」かと思います！

テレワークになると直接顔を合わせてのコミュニケーション機会が減るため、「報連相がスムーズにできず業務に支障が出る」「テレワークになって自部署の人としか話さなくなり、他部署の人と疎遠になってしまった...」など、多くの弊害が発生しやすくなります。

こういった課題に対し私達TRIPORTグループは、2014 年の創業当時からテレワークという働き方をスタートし、これらの課題と向き合い日々試行錯誤を繰り返しながら仕組みや精度を作り上げてきました。

この記事では、テレワークという働き方において、TRIPORTが行っている『心理的安全性』を高めるコミュニケーションの工夫をご紹介します。

心理的安全性とは

自分の考えや気持ちを安心して発言できる職場環境を指します。

バーチャルオフィスの活用

メンバー同士のコミュニケーションにおいては、ビジネスチャットの他、オフィス空間を丸ごと見える化した「バーチャルオフィス（oVice）」を活用しています！

自分のアバターを話しかけたい相手のアバターの近くまで移動すると、声をかけることができ、その場で資料を共有することも可能です。

テレワークだと「相手が今どんな状況かわからないから、声をかけていいかわからない」といった心理的な壁が生まれやすいのですが、バーチャルオフィスを活用し、各メンバーが常にお互いの状況を把握し合えることで、オンラインでありながらも同じオフィスで働いているような感覚でコミュニケーションを取っています！

メッセージでのやり取りは、絵文字を積極的に活用

テレワークという働き方はメッセージベースでのやり取りが多くなりがちですが、メッセージでのやり取りにおいては、相手が見えない分、対面でのコミュニケーション以上に相手への思いやりや配慮が必要となります！

対面や音声でコミュニケーションを取る場合には、相手の表情や声色が確認できますが、文字だけのコミュニケーションにおいては、相手の表情や雰囲気などを読み取れず、不安になることもあります。また、簡潔かつ端的に要件のみを記載したメッセージでは、どうしても冷たい印象にもなりがちです。

TRIPORTではビジネスチャットを用いたメッセージでのやり取りにおいては、文章に枕詞をつけて相手への配慮を表現したり、特にメンバー同士のやり取りにおいては、絵文字を積極的に使うことを推奨しています。これらの工夫によって、文章に温かみが加わり、また、メッセージをもらう側が相手の表情やテンションが読み取れるようになり、やり取りにも安心感が増します！

部署や立場を超えたコミュニケーションの活性化

ZoomやGoogle Meetなどを使用したリモートミーティング時には、議題の話のみで終話してしまうケースも多く、テレワーク勤務時においては、リアルな環境では当たり前に発生している「良い意味での雑談」のようなコミュニケーションも弱くなりがちです！その結果、『心理的安全性』の確保が疎かになってしまうことも...

上記課題を解決するために、TRIPORTでは「雑談」が生まれるいくつかの仕掛け作りをしたり、業務上の会話では知り得ないパーソナリティや人柄などを知る、人と人との繋がりを深める取り組みを多角的に行っております。

シャッフルティータイム

日頃コミュニケーションを取ることの少ないメンバー数人でチームをつくり、そのチームメンバーで話し合う機会「シャッフルティータイム」の時間を定期的に設定しています。「喋ったこともない人がいる。」「他部署との交流をもっとしたい！」など、メンバーの声を拾い実現した取り組みの一つです。

せんべろコミュニケーション制度

オンライン or オフライン問わず、部署を超えたメンバー同士で飲み会・お茶会を実施した場合に、参加メンバーに会社が手当を支給している制度です。

CxO対話制度

組織が大きくなるにつれ、経営者層が現場のメンバー一人ひとりの資質・適性・能力・人間性を知る機会が少なくなり、 一方、現場のメンバーは直接経営者層に自分の想い、考えを伝える機会が少なくなるといった課題が出てきます。TRIPORTでは、3か月（四半期）に1回、メンバーが経営層と直接1on1リモート対話ができる「CxO対話制度」という独自の制度を構築しています。

オンラインだけじゃない、「全体出社」や「エリア別出社」制度

メンバー同士のコミュニケーションの質を維持し、また、組織全体の生産性を向上させる工夫の一つとして、対面でのコミュニケーションも重視しています！

TRIPORTでは原則月1回、東京の会場に、北海道から九州・沖縄まで全国に点在するメンバーたちが集まり、直接対面でコミュニケーションを取ることができる、任意参加型の「全体出社日」を設けています。また、東京に出社となると遠方の方は、移動手段・時間・宿泊など、出社が難しい状況もあるため、住んでいる地域・部署・プロジェクトチームといった少人数であっても対面でのコミュニケーションを図れる「エリア別出社制度」も用意しています。

日頃一緒に働いているメンバーと改めて対面でのコミュニケーションを取ることで、人間関係を深めつつ、お互いの存在を確かめ合ったり、逆に、日頃直接話すことが少ない他部署メンバー・チームメンバーや経営陣などとの繋がり・親睦を深める時間を大切にしています！

リアルとバーチャルのハイブリッド型コミュニケーションへ

TRIPORTは上述のように、コミュニケーションを円滑にする様々な施策やサポートを行い、「人と人」の繋がりを強化するための独自の取り組みを行ってきました！

今後も「ダイバーシティ」の考え方や「人材の流動化」が加速する現代において、テレワークという働き方は、人材の確保・定着の観点からも、企業が安定的な経営を維持していくために、これまで以上に求められる働き方だと考えています。

また、TRIPORTでは長年テレワークを実践し続けてきた結果、現在は全てをオンラインで完結させるスタイルではなく、「リアル」と「バーチャル」のそれぞれの良さを活かした、ハイブリッド型コミュニケーションを取り入れるテレワークへと徐々に進化・変化してきています！

これまでにも、メンバー同士がリアルで交流できる機会として「全体出社」「エリア別出社」などの取り組みを継続してきましたが、2022年からは新たな取り組みとして、意思決定の「速度」「頻度」「確度」の向上を目的にした、必要に応じて常駐することも可能なサテライトオフィスを新設しました。経営層・マネージャー層など、主にスピーディな意思決定をする必要のあるメンバーがいつでもリアルで会える場所をつくることによって、より密度の高いブレストや議論ができるようになり、意思決定スピードも加速し、結果として会社全体の生産性向上が加速していくと考えています。

これからテレワークを始められる方から、すでに実践していてより本格的にテレワークを導入した方まで、今後も実際の経験・実績によるノウハウ・ナレッジを交えた、「机上の空論」ではない価値ある情報を発信していきます。